Delegation
Du machst es lieber selbst, weil es dann schneller geht. Und dann sitzt Du am Samstag daran.
Delegation heißt, eine Aufgabe samt der nötigen Befugnis an jemand anderen zu übergeben. Der Satz, der das Thema für mich auf den Punkt bringt, lautet: Jedes Mal, wenn Du eine Aufgabe erledigst, die eine andere Person übernehmen könnte, hältst Du Dich davon ab, die Aufgabe zu erledigen, die nur Du erledigen kannst.
VIER SCHRITTE, DIE ICH IMMER DURCHGEHE
Klarheit über die Aufgabe. Was soll getan werden, wofür, wie, mit welchem Ergebnis und bis wann? Wer hier abkürzt, holt die Aufgabe später zurück.
Die Auswahl. Wer übernimmt das, und hat diese Person die nötigen Kenntnisse, Informationen und Berechtigungen? Der dritte Punkt wird am häufigsten vergessen. Eine Aufgabe ohne Befugnis ist keine Delegation, das ist eine Falle.
Das Delegationsgespräch. Was, wofür, bis wann und wie. Dazu die Erwartung an Vorgehen und Ergebnis, die Verabredung über Zwischenstände, die Frage, was die Person noch braucht. Und am Ende lässt Du die Aufgabe in eigenen Worten zusammenfassen. Dieser letzte Handgriff spart Dir die meisten Missverständnisse.
Die Ergebniskontrolle. Rückmeldung und ein Dankeschön. Haken drüber.
DER HÄUFIGSTE EINWAND
„Ich sehe niemanden, an den ich das abgeben könnte.“ Diesen Satz höre ich in fast jedem Coaching, und er stimmt fast nie.
Vier Fragen, die ihn auflösen.
- Wer kann das genauso gut wie ich?
- Wer kann das besser als ich?
- Wer kann das schneller als ich?
- Wer hat an dieser Tätigkeit mehr Spaß?
Und selbst ohne Weisungsbefugnis lässt sich delegieren. An Kolleginnen im Tausch, lass Dir die Ergebnisliste von der strukturierten Kollegin bauen und schreib Du dafür die nächste Vorstandsrede. Oder an Technik, das Addieren langer Listen an Excel und die Rechtschreibprüfung an Word.
WAS DELEGATION NICHT IST
Sie ist keine Abschiebung. Wer nur die unangenehmen Reste weitergibt, delegiert nicht, er entsorgt.
Sie ist auch keine Kontrollaufgabe. Wer nach der Übergabe täglich nachfragt, hat die Aufgabe nicht abgegeben, sondern verdoppelt.
Und sie ist kein Zeichen von Bequemlichkeit. Für die meisten Führungskräfte ist Delegieren die anstrengendere Variante, weil sie Vorbereitung kostet und das Aushalten fremder Wege verlangt.