Rollenklarheit
Zwei Leute streiten sich seit acht Monaten und halten sich für unverträglich. Geklärt hat nie jemand, wer entscheidet.
Rollen entstehen durch die Summe der Erwartungen, die an sie gestellt werden. Von außen und von innen, ausgesprochen und unausgesprochen, bewusst und unbewusst. Rollenklarheit heißt, diese Erwartungen sichtbar und verhandelbar zu machen.
In meinen Workshops spreche ich dabei gern von Hüten, die man aufhat. Und in der Arbeit mit Kundinnen und Kunden erlebe ich regelmäßig einen Moment der Überraschung, manchmal auch der Überforderung, wenn sichtbar wird, wie viele Hüte eine einzelne Person tatsächlich trägt.
FUNKTION UND ROLLE SIND ZWEIERLEI
Die Funktion steht im Organigramm und auf der Visitenkarte. Die Rolle beschreibt, was Menschen tatsächlich von Dir erwarten.
Diskussionen um Titel erlebe ich stark abnehmend im Vergleich zu den 90er und 2000er Jahren, als Titel Macht und Status repräsentierten. Die Diskussion um Rollen dagegen nimmt zu, und zwar aus einem einfachen Grund: In Matrixstrukturen, in Projektarbeit und in verteilten Teams hat kaum noch jemand nur einen Hut auf.
WO ES BESONDERS WEHTUT
Im Familienunternehmen. Hier vermischen sich berufliche und private Rollen. Ein privater Konflikt der Ehepartner über die Erziehung der Kinder wandert schnell ins Berufsleben. Fehlende Rollenklarheit ist einer der wesentlichen Gründe, warum Unternehmensnachfolgen scheitern.
Im kleinen Unternehmen. Der häufigste Trugschluss lautet, dass bei zehn oder zwanzig Leuten ohnehin jeder weiß, was der andere tut. Das stimmt für die Aufgaben und fast nie für die Erwartungen.
In der Matrix. Wer fachlich weisungsbefugt ist und wer disziplinarisch, entscheidet im Zweifelsfall darüber, wessen Anweisung gilt. Wenn das nicht geklärt ist, entscheidet der lautere.
WAS DER BEGRIFF NICHT MEINT
Rollenklarheit ist keine Stellenbeschreibung. Eine Stellenbeschreibung listet Aufgaben. Eine Rolle beschreibt Erwartungen und Entscheidungsbefugnisse.
Sie ist auch keine Einschränkung. Klare Rollen erweitern den Spielraum, weil niemand mehr Energie darauf verwendet, Zuständigkeiten abzustecken.
Und sie ist kein einmaliger Akt. Erwartungen verändern sich, und dann gehört die Rolle erneut auf den Tisch.
RACI, EIN EINFACHES WERKZEUG DAFÜR
Vier Buchstaben, die pro Aufgabe geklärt werden.
R für responsible. Wer führt es aus.
A für accountable. Wer verantwortet es, genehmigt und unterschreibt.
C für consulted. Wer wird vorher gefragt.
I für informed. Wer wird hinterher informiert.
Die Regel dazu ist knapp: Pro Aufgabe gehört genau eine Person auf A und eine auf R. Fehlt das R, spricht man von fehlender Verantwortung. Stehen mehrere auf R, spricht man von überlappender Verantwortung. Beides erkennst Du im Alltag daran, dass eine Aufgabe entweder liegen bleibt oder dreimal gemacht wird.