Retrospektive

Eine Retrospektive ist ein festes Besprechungsformat, in dem ein Team auf die eigene Zusammenarbeit schaut und daraus Maßnahmen ableitet. Besprochen wird, wie gearbeitet wird, und nicht, was gerade zu tun ist.

WOHER DAS FORMAT KOMMT

Die Retrospektive stammt aus Scrum, einer Arbeitsweise, die in den neunziger Jahren in der Softwareentwicklung entstanden ist und heute zu den bekanntesten agilen Methoden gehört.

Der Name kommt aus dem Rugby. Beim Scrum, dem angeordneten Gedränge, schiebt die Mannschaft gemeinsam und bringt den Ball zurück ins Spiel. Genau dieses Bild stand am Anfang: ein Team, das sich seine Aufgabe selbst organisiert, statt einen Plan abzuarbeiten, den jemand anderes geschrieben hat.

Die Arbeit läuft in kurzen Abschnitten von zwei bis vier Wochen. Am Ende jedes Abschnitts stehen zwei Termine. In einem wird das Ergebnis gezeigt, das ist das Review. Im anderen schaut das Team auf die eigene Arbeitsweise, das ist die Retrospektive. Der Gedanke dahinter steht in den Grundsätzen der agilen Arbeitsweise ausdrücklich drin: In regelmäßigen Abständen überlegt ein Team, wie es wirksamer werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an.

Inzwischen hat sich das Format weit über die Softwareentwicklung hinaus verbreitet, im Projektmanagement und als regelmäßiger Teamtermin in ganz gewöhnlichen Abteilungen.

WARUM SICH DAS FORMAT AUCH AUSSERHALB DER IT LOHNT

Im Alltag dreht sich fast alles um das Was. Aufträge, Termine, Zahlen, der nächste Vorgang. Das ist richtig so, davon lebt die Organisation.

Über das Wie spricht dagegen kaum jemand. Wie stimmen wir uns eigentlich ab. Wo hakt es an den Schnittstellen. Wer entscheidet was. Welche Arbeitsweise haben wir uns angewöhnt, ohne dass jemand sie je beschlossen hat. Diese Fragen kommen selten auf die Tagesordnung, weil das Tagesgeschäft immer lauter ruft.

Die Retrospektive ist der eine Termin, in dem ausschließlich über das Wie gesprochen wird. Und das lohnt sich, weil ein Team, das regelmäßig auf seine Arbeitsweise schaut und daraus Maßnahmen ableitet, die Qualität seiner Zusammenarbeit verbessert. Über die Zusammenarbeit verbessert sich dann auch das Ergebnis.

In der Produktion ist dieses Prinzip seit Jahrzehnten selbstverständlich und heißt kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Niemand käme auf die Idee, eine Fertigungsstraße nie wieder anzuschauen, nachdem sie einmal läuft. Bei der Zusammenarbeit von Menschen passiert genau das ständig. Die Retrospektive überträgt das Prinzip vom Fertigungsprozess auf die Zusammenarbeit.

DER ABLAUF IN FÜNF PHASEN

Zwei bis vier Stunden, je nach Größe des Teams.

Erstens, der Einstieg. Begrüßung, und dann die Ansage, worum es geht: zu welcher Frage gearbeitet wird und mit welcher Methode. Dazu gehört die Regel, dass hier über die Zusammenarbeit gesprochen wird und nicht über laufende Vorgänge. Wer das nicht ausspricht, bekommt eine Projektbesprechung. Und eine Empfehlung: Fang mit dem an, was gelungen ist. Ein Team, das mit der Mängelliste startet, beendet den Termin auch mit der Mängelliste.

Zweitens, Daten sammeln. Gearbeitet wird mit Post-its oder Moderationskärtchen an einer Pinnwand, in verteilten Teams genauso gut auf einem digitalen Whiteboard. Zuerst kommt eine kurze Phase der Stillarbeit, in der jede und jeder die eigenen Punkte für sich aufschreibt, ohne Absprache mit den anderen. Danach werden die Kärtchen vorgelesen und aufgehängt.

Dabei gilt: keine Diskussion. Erlaubt sind nur Fragen zum Verständnis. Diese Regel ist die wichtigste des ganzen Formats. Sobald beim Sammeln schon diskutiert wird, reden die Lauten, und die Hälfte der Kärtchen bleibt ungeschrieben. Wer die Regel durchhält, bekommt auch die Punkte der Leisen auf den Tisch, und genau die kennt sonst niemand.

Drittens, Einsichten gewinnen. Gemeinsam auf alle Kärtchen schauen und Muster erkennen. Welche Punkte tauchen mehrfach auf, welche hängen zusammen, wo widersprechen sich zwei Sichtweisen. Erst jetzt wird inhaltlich diskutiert, und zwar an den zwei oder drei Mustern, die das Team für die wichtigsten hält. Wer alles auf einmal bespricht, kommt bei nichts an.

Viertens, Maßnahmen beschließen. Wer tut was bis wann, und wie wird es nachgehalten. Lieber zwei Maßnahmen, die umgesetzt werden, als acht auf einer Liste. Schriftlich, weil sonst der nächste Termin mit dem Streit darüber beginnt, was beim letzten beschlossen wurde.

Fünftens, der Abschluss. Dank an das Team, die nächsten Schritte, und eine kurze Runde, in der jede und jeder ein Wort zum Termin sagt. Dazu eine Frage zum Format selbst: Was hat heute geholfen, was machen wir beim nächsten Mal anders? Damit verbessert sich auch die Retrospektive von Mal zu Mal.

WORAN RETROSPEKTIVEN SCHEITERN

An der fehlenden Maßnahme. Wo nichts beschlossen wird, bleibt ein gutes Gespräch, das nichts ändert. Beim zweiten Termin ohne Ergebnis kommen die Leute mit weniger Kärtchen. Was hilft: zu jeder Maßnahme festhalten, wer sie bis wann übernimmt, und den nächsten Termin damit beginnen, diese Liste durchzugehen.

An der Unregelmäßigkeit. Zwei bis vier Termine im Jahr halten das Format am Leben. Wird nur nach einem Konflikt eingeladen, kommen alle in Verteidigungshaltung, weil der Termin selbst schon die Botschaft ist, dass etwas schiefgelaufen sein muss.

An schwacher Moderation. In den meisten Teams moderiert die Führungskraft, und das geht gut, solange sie tatsächlich moderiert. Dazu gehört, dafür zu sorgen, dass alle zu Wort kommen, die Regel in der Sammelphase durchzuhalten und die eigene Meinung zurückzustellen, solange gesammelt wird. Wo das nicht passiert, reden drei Leute, und der Rest sitzt den Termin ab. Es hilft, die Moderation im Team abwechseln zu lassen, und bei aufgeladenen Themen jemanden von außen zu holen.

WIE SICH EINE RETROSPEKTIVE GESTALTEN LÄSST

Die fünf Phasen bleiben gleich. Die Frage, mit der gesammelt wird, und die Gestaltung des Termins lassen sich weit variieren. Es gibt nüchterne Raster mit drei Spalten, und es gibt Bilder, an denen ein Team entlangarbeitet, ein Segelboot, eine Zeitungsseite, eine Wetterkarte. Welche Variante passt, hängt vom Team ab, vom Anlass und davon, wie oft Ihr das Format schon benutzt habt. Wechsle die Machart von Termin zu Termin, sonst nutzt sie sich ab.